Verhalten und Technik in Besprechungen

Verhalten und Technik in Besprechungen

• "Der Konsens steht am Ende - nicht am Beginn einer Diskussion." (A. Schavan)
• "Wer richtig schweigt führt!"
• "Sage mir, wie eine Besprechung beginnt, und ich sage dir, wie sie endet!"
• "Fehlende Opposition bedeutet noch lange nicht Zustimmung!"
• "Manchmal muss zu heiklen Themen man zu reden sich bequemen."
• "Es wird oft mehr Zeit darauf verwendet, eine Idee zu zerpflücken statt sie zu entwickeln."
• "Das Reden tut dem Menschen gut, wenn er es nur selber tut." (W. Busch)
• "Zuhören schafft Sympathie - reden erzeugt Abwehr."
• "Selbstkritik ist die Kunst, auf dem Teppich zu bleiben, obwohl das Parkett so schön glänzt."

Diese Statements verdeutlichen die täglichen Probleme, die in und um Besprechungen herum entstehen.  Gerade in verteilten Organisationen, wo Mitarbeiter aus verschiedenen Standorten zu einer Besprechung anreisen, z.B. im Rahmen eines Projektes, ist es notwendig, eine Meetingkultur zu etablieren, wo offen über Konflikte, Probleme als auch Lösungen gesprochen wird. Zudem muss der gesamte Prozess, von der Vorbereitung, der Durchführung bis hin zur Nachbereitung effizient ablaufen. 

In dem über 30 Seiten umfassenden Dokument werden u.a. folgende Themen und Fragestellungen behandelt:

• Welche Fragen (inhaltlich, organisatorisch, kulturell) sind vor einer Besprechung zu klären?
• Welche Hilfsmittel sollten im Rahmen einer Besprechung eingesetzt werden?
• Welche Punkte sind Inhalte der Einladung und nach welchen Kriterien sollten die Tagesordnungspunkte untergliedert werden?
• Was sind Bedingungen und Kriterien für eine erfolgreiche Besprechung?
• Wie kann die Besprechung gesteuert werden und welche Formen von Sitzordnungen sind zu empfehlen?
• Welches sind die fünf Phasen einer Besprechung?
  - Problemdefinition
  - Zielformulierung
  - Ursachenanalyse
  - Sammeln und Bewerten von Lösungsvorschlägen
  - Entschlussfassung und Aktionsplan
• Wie sollte innerhalb einer Besprechung in den einzelnen fünf Phase herangegangen werden (methodisch und welche Kernfragen sind zu beachten)?
• Welche Gestaltungsregeln sind für den Gesprächsverlauf zu beachten (z.B. Aussprache, Ansprache, Dialog)?
• Welche Typen von Gesprächspartnern  gibt es in der Gruppe?
• Was sind Kennzeichen negativer Interaktionen?
• Welche unterschiedlichen Funktion kann der Moderator haben (auch in den unterschiedlichen Phasen der Besprechung)?