Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung bei Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren und Grundlagen der Prüfung digitaler Unterlagen

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung bei Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren

In dieser Präsentation werden die aus § 257 HGB resultierenden Anforderungen aus Sicht der Wirtschafts- / Abschlussprüfung betrachtet.

Diese Anforderungen betreffen die Archivierung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen. Die in der IDW Stellungnahme IDW RS Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung beim Einsatz von Informationstechnologie (IDW RS FAIT 1) formulierten Anforderungen werden veranschaulicht. Ebenso wird ausführlich auf die vom Bundesfinanzministerium herausgegebenen Grundsätze der Prüfung digitaler Unterlagen (GdPDU) eingegangen.

Elektronische Archivierung i.S. dieser Präsentation umfasst die langfristige und unveränderliche Speicherung von rechnungslegungsrelevanten Unterlagen auf maschinenlesbaren Datenträgern zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gem. § 257 HGB. Damit sind vor allen Dingen Prozesse und Systeme aus dem Bereich Dokumentation / Dokumentationssysteme berührt.

Die vom Autor Peter E. Teichreber dargestellte Präsentation umfasst mehr als 85 Seiten und beinhaltet folgende Themen und Gliederungspunkte:

• Archivierungspflicht
• Aufbewahrungspflichten und –fristen nach Handels- und Steuerrecht
• Archivierungs-Anforderungen der GoBS
• Abgrenzung Archivierungs-Anforderungen GoBS / GdPDU
• IT-System bei Einsatz elektronischer Archivierung
• Ausprägungen der Archivierung
  - Umfeld
  - Rechtlich
• Technisch und Organisatorisch
• Besondere Risiken bei Einsatz elektronischer Archivierung
• Sicherheit bei Einsatz elektronischer Archivierung
• Ordnungsmäßigkeit bei Einsatz elektronischer Archivierung
• Einrichtung des Archivierungssystems
  - IT-Umfeld und IT-Organisation
  - IT-Infrastruktur
  - IT-Anwendungen
  - IT-gestützte Archivierungsprozesse
• Interne Revison
• Überwachung IT-Kontrollsystem
• Outsourcing elektronischer Archivierungsverfahren
• Digitale Betriebsprüfung durch Finanzverwaltung
• Zertifizierungsmöglichkeiten: Standard-Zertifikate reichen nicht aus
• GoBS- und GDPDU-Zertifikate
• Verpflichtungen der gesetzlichen Vertreter - Lösungsvorschläge