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Durchführung komplexer Software- und
Systemauswahlprozesse
Die Auswahl einer Anwendungssoftware für
die kritischen zum Wettbewerb differenzierbaren Unternehmensprozesse ist in den
letzten Jahren zunehmend zu einem strategischen Auswahl- und Entscheidungsprozeß
geworden. Zahlreiche Studien und Benchmarks verdeutlichen, dass die
strategischen und operativen IT-Anwendungsmodule in den letzten Jahren einen
zunehmenden Beitrag zum Unternehmenserfolg beigetragen haben und auch zukünftig
weiterhin der Beitrag dieser Module am Unternehmenserfolg gewinnen wird. Die
Prozesse eines Unternehmens sollten jedoch so ausgerichtet werden, dass sich
flexibel Differenzierungsmerkmale zum Wettbewerb bilden lassen. Zudem müssen
zukünftige organisatorische Anforderungen integrierbar sein.
Um zu einer Empfehlung gegenüber dem
Management zu kommen, ist ein systematischer Software- und Systemauswahlprozess
erforderlich. Das Vorgehen im Rahmen eines Software- und Systemauswahlprojektes
erfordert ein systematisches Vorgehen. Ein Anwendungs-software- und
Systemauswahlprojekt benötigt acht Phasen (ohne Vertragsverhandlungen).
Die acht Phasen mit den wesentlichen
Aktivitäten und Schritten werden im folgenden beschrieben.
Folgende Aktivitäten sind in der Phase 1, der
Pflichtenhefterstellung, zu leisten:
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Detaillierte Festlegung des Projektbezugsbereichs
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Erarbeitung der Gliederung zum Pflichtenheft
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Interviews in den betroffenen Fachbereichen
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Beschreibung der IT-Strategie und der IT-Infrastrukturen
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Beschreibung der funktionalen & systemtechnischen
Anforderungen
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Festlegung zukünftiger Service Level Agreements
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Beschreibung des Fragenkatalogs mit den Fragen über die
Anbieter
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Festlegung von Anforderungen an die zu prüfenden Referenzkunden
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Festlegung von Vorgaben an die Struktur der zu
erstellenden Angebote
In der Anbietervorselektion, Phase 2, sind folgende
Schritte zu bearbeiten (nicht anwendbar bei öffentlichen Ausschreibungen):
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Selektion und Analyse potentieller Anbieter
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Vergleich mit den wichtigsten Mindestanforderungen
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Vorbewertung der Anbieterkompetenzen und des
Leistungsprofils
In der Phase 3, dem Kick-off Meeting mit
den potentiellen Anbietern, sind folgende Aktivitäten und Schritte zu
erarbeiten:
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Vorankündigung an die potentiellen Anbieter über das geplante Vorhaben
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Vorbereitung des Kick-off Briefings für die potentiellen Anbieter
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Kick-off Briefing Präsentation für die
Anbieter und Übergabe der Ausschreibungsunterlagen
Im Rahmen der Referenzkundenüberprüfung, der Phase 4, sind
folgende Aktivitäten und Schritte zu bearbeiten:
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Festlegung von Beurteilungskriterien und eines Fragenkatalogs
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Terminorganisation
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Telefonische Befragung oder Besuch ausgewählter Referenzkunden (ist im
Einzelfall festzulegen)
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Kriterienbewertung (in der Nutzwertanalyse später zu integrieren)
Eine Einschätzung über den Service des
Anbieters nach der Implementierung der Anwendungen und Systeme kann in dieser
Phase bei praxiserfahrenen Referenzkunden erfragt werden. Es muss frühzeitig
entschieden werden, ob Telefoninterviews oder direkte Befragungen vor Ort
durchgeführt werden.
Folgende Aufgaben sind in den Phase 5 und
Phase 7, der Angebotsbewertung (erste Bewertung und nach den
Anbieterpräsentation die abschließende Bewertung), zu erfüllen:
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Festlegung der Kriterien und Gewichte für die Nutzwertanalyse
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Durchführung der Nutzwertanalyse
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Cost of Ownership Analyse
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Analyse der Implementierungsmodelle
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Identifikation von Chancen und Risiken
Folgende Aktivitäten sind in den Phase 6,
der Abnahme von Anbieterpräsentationen, zu bearbeiten:
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Organisation der Anbieterpräsentationen
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Adäquate Einbeziehung ausgewählter Fachexperten und Meinungsbildner
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Klärung noch offener Fragen für die Angebotsbewertung
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Endgültige Bewertung der Optionen
Folgende Aktivitäten und Schritte sind in
den Phase 8, der Ableitung der Empfehlung, zu leisten:
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Erarbeitung der Implementierungsplanung
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Ableitung der Empfehlung
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Abstimmung mit Meinungsführern
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Erarbeitung der Präsentation
Erst nach dem „Go“ durch das
Lenkungsgremium kann mit den Vertragsverhandlungen (Phase 9) begonnen werden.
Im Dokument von über 110 Seiten werden folgende Kernfragen
behandelt:
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Wie gestaltet sich das Projektmodell bis zur Empfehlung?
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Welche einzelnen Projektschritte und Ergebnisse sind zu
durchlaufen und zu erarbeiten?
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Welches sind die Unterschiede zwischen Lastenheft,
Pflichtenheft und Leistungsbeschreibung?
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Welche Definitionen für ein Pflichtenheft gibt es (DIN,
Scheer, etc. und Beispielgliederungen)?
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Wie wird ein Entity-Relationship-Modell aufgebaut
(Datenmodell)?
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Welche grundsätzlichen Möglichkeiten zur Anbieterauswahl
gibt es?
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Welche Möglichkeiten der
Referenzkundenüberprüfung gibt es und welche Ergebnisse kann man aus einem
Referenzkundeninterview erhalten?
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Wie erfolgt die Bewertung der Angebote (funktionale
Bewertung, Anbieterbewertung, systemtechnische Bewertung, Cost of Ownership)?
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Wie wird eine rangskalierte Nutzwertanalyse (mit
Beispielen) durchgeführt?
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Anhand welcher Kriterien kann ein möglicher Anbieter
bewertet werden?
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Wie wird eine Empfehlung abgeleitet?
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Was können wichtige Inhalte für die
Ergebnispräsentation gegenüber dem Management sein?
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Welche Vorteile und Chancen bietet ein professionelles
Projektmanagement in diesem Prozess?
Gliederung:
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Einleitung: Auswahlstrategien,
Anbietertypen, etc.
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Ein Projektmodell: Vom IT-Pflichtenheft bis
zur Empfehlung
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Das IT-Pflichtenheft
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Service Level Agreements
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Anbieterauswahl, Kick-Off-Meeting, Bewertung
der Angebote
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Vertragsverhandlungen
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Lessons learned
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Anhang: Literatur- und Internet-Adressen
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