Durchführung komplexer Software- und Systemauswahlprozesse

Durchführung komplexer Software- und Systemauswahlprozesse

Die Auswahl einer Anwendungssoftware für die kritischen zum Wettbewerb differenzierbaren Unternehmensprozesse ist in den letzten Jahren zunehmend zu einem strategischen Auswahl- und Entscheidungsprozeß geworden. Zahlreiche Studien und Benchmarks verdeutlichen, dass die strategischen und operativen IT-Anwendungsmodule in den letzten Jahren einen zunehmenden Beitrag zum Unternehmenserfolg beigetragen haben und auch zukünftig weiterhin der Beitrag dieser Module am Unternehmenserfolg gewinnen wird. Die Prozesse eines Unternehmens sollten jedoch so ausgerichtet werden, dass sich flexibel Differenzierungsmerkmale zum Wettbewerb bilden lassen. Zudem müssen zukünftige organisatorische Anforderungen integrierbar sein.

Um zu einer Empfehlung gegenüber dem Management zu kommen, ist ein systematischer Software- und Systemauswahlprozess erforderlich. Das Vorgehen im Rahmen eines Software- und Systemauswahlprojektes erfordert ein systematisches Vorgehen. Ein Anwendungs-software- und Systemauswahlprojekt benötigt acht Phasen (ohne Vertragsverhandlungen).

Die acht Phasen mit den wesentlichen Aktivitäten und Schritten werden im folgenden beschrieben.

Folgende Aktivitäten sind in der Phase 1, der Pflichtenhefterstellung, zu leisten:

• Detaillierte Festlegung des Projektbezugsbereichs
• Erarbeitung der Gliederung zum Pflichtenheft
• Interviews in den betroffenen Fachbereichen
• Beschreibung der IT-Strategie und der IT-Infrastrukturen
• Beschreibung der funktionalen & systemtechnischen Anforderungen
• Festlegung zukünftiger Service Level Agreements
• Beschreibung des Fragenkatalogs mit den Fragen über die Anbieter  
• Festlegung von Anforderungen an die zu prüfenden Referenzkunden
• Festlegung von Vorgaben an die Struktur der zu erstellenden Angebote

In der Anbietervorselektion, Phase 2, sind folgende Schritte zu bearbeiten (nicht anwendbar bei öffentlichen Ausschreibungen):

• Selektion und Analyse potentieller Anbieter

• Vergleich mit den wichtigsten Mindestanforderungen

• Vorbewertung der Anbieterkompetenzen und des Leistungsprofils

In der Phase 3, dem Kick-off Meeting mit den potentiellen Anbietern, sind folgende Aktivitäten und Schritte zu erarbeiten:

• Vorankündigung an die potentiellen Anbieter über das geplante Vorhaben

• Vorbereitung des Kick-off Briefings für die potentiellen Anbieter

• Kick-off Briefing Präsentation für die Anbieter und Übergabe der Ausschreibungsunterlagen  

Im Rahmen der Referenzkundenüberprüfung, der Phase 4, sind folgende Aktivitäten und Schritte zu bearbeiten:

• Festlegung von Beurteilungskriterien und eines Fragenkatalogs

• Terminorganisation

• Telefonische Befragung oder Besuch ausgewählter Referenzkunden (ist im Einzelfall festzulegen)

• Kriterienbewertung (in der Nutzwertanalyse später zu integrieren)

Eine Einschätzung über den Service des Anbieters nach der Implementierung der Anwendungen und Systeme kann in dieser Phase bei praxiserfahrenen Referenzkunden erfragt werden. Es muss frühzeitig entschieden werden, ob Telefoninterviews oder direkte Befragungen vor Ort durchgeführt werden.

Folgende Aufgaben sind in den Phase 5 und Phase 7, der Angebotsbewertung (erste Bewertung und nach den Anbieterpräsentation die abschließende Bewertung), zu erfüllen:

• Festlegung der Kriterien und Gewichte für die Nutzwertanalyse

• Durchführung der Nutzwertanalyse

• Cost of Ownership Analyse

• Analyse der Implementierungsmodelle

• Identifikation von Chancen und Risiken

Folgende Aktivitäten sind in den Phase 6, der Abnahme von Anbieterpräsentationen, zu bearbeiten:

• Organisation der Anbieterpräsentationen

• Adäquate Einbeziehung ausgewählter Fachexperten und Meinungsbildner

• Klärung noch offener Fragen für die Angebotsbewertung

• Endgültige Bewertung der Optionen

Folgende Aktivitäten und Schritte sind in den Phase 8, der Ableitung der Empfehlung, zu leisten:

• Erarbeitung der Implementierungsplanung

• Ableitung der Empfehlung

• Abstimmung mit Meinungsführern

• Erarbeitung der Präsentation

Erst nach dem „Go“ durch das Lenkungsgremium kann mit den Vertragsverhandlungen (Phase 9) begonnen werden.

Im Dokument von über 110 Seiten werden folgende Kernfragen behandelt:

• Wie gestaltet sich das Projektmodell bis zur Empfehlung?

• Welche einzelnen Projektschritte und Ergebnisse sind zu durchlaufen und zu erarbeiten?

• Welches sind die Unterschiede zwischen Lastenheft, Pflichtenheft und Leistungsbeschreibung?

• Welche Definitionen für ein Pflichtenheft gibt es (DIN, Scheer, etc. und Beispielgliederungen)?

• Wie wird ein Entity-Relationship-Modell aufgebaut (Datenmodell)?

• Welche grundsätzlichen Möglichkeiten zur Anbieterauswahl gibt es?

• Welche Möglichkeiten der Referenzkundenüberprüfung gibt es und welche Ergebnisse kann man aus einem Referenzkundeninterview erhalten?

• Wie erfolgt die Bewertung der Angebote (funktionale Bewertung, Anbieterbewertung, systemtechnische Bewertung, Cost of Ownership)?

• Wie wird eine rangskalierte Nutzwertanalyse (mit Beispielen) durchgeführt?

• Anhand welcher Kriterien kann ein möglicher Anbieter bewertet werden?

• Wie wird eine Empfehlung abgeleitet?

• Was können wichtige Inhalte für die Ergebnispräsentation gegenüber dem Management sein?

• Welche Vorteile und Chancen bietet ein professionelles Projektmanagement in diesem Prozess?

Gliederung:

• Einleitung: Auswahlstrategien, Anbietertypen, etc.

• Ein Projektmodell: Vom IT-Pflichtenheft bis zur Empfehlung

• Das IT-Pflichtenheft

• Service Level Agreements

• Anbieterauswahl, Kick-Off-Meeting, Bewertung der Angebote

• Vertragsverhandlungen

• Lessons learned

• Anhang: Literatur- und Internet-Adressen