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Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung bei Einsatz elektronischer
Archivierungsverfahren
In dieser Präsentation werden die aus § 257 HGB resultierenden Anforderungen
aus Sicht der Wirtschafts- / Abschlussprüfung betrachtet.
Diese Anforderungen betreffen die Archivierung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen.
Die in der IDW Stellungnahme IDW RS Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung beim
Einsatz von Informationstechnologie (IDW RS FAIT 1) formulierten Anforderungen werden
veranschaulicht. Ebenso wird ausführlich auf die vom Bundesfinanzministerium herausgegebenen
Grundsätze der Prüfung digitaler Unterlagen (GdPDU) eingegangen.
Elektronische Archivierung i.S. dieser Präsentation umfasst die langfristige
und unveränderliche Speicherung von rechnungslegungsrelevanten Unterlagen auf maschinenlesbaren
Datenträgern zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gem. § 257 HGB.
Damit sind vor allen Dingen Prozesse und Systeme aus dem Bereich Dokumentation /
Dokumentationssysteme berührt.
Die vom Autor Peter E. Teichreber dargestellte Präsentation umfasst mehr als
85 Seiten und beinhaltet folgende Themen und Gliederungspunkte:
- Archivierungspflicht
- Aufbewahrungspflichten und –fristen nach Handels- und Steuerrecht
- Archivierungs-Anforderungen der GoBS
- Abgrenzung Archivierungs-Anforderungen GoBS / GdPDU
- IT-System bei Einsatz elektronischer Archivierung
- Ausprägungen der Archivierung
- Umfeld
- Rechtlich
- Technisch und Organisatorisch
- Besondere Risiken bei Einsatz elektronischer Archivierung
- Sicherheit bei Einsatz elektronischer Archivierung
- Ordnungsmäßigkeit bei Einsatz elektronischer Archivierung
- Einrichtung des Archivierungssystems
- IT-Umfeld und IT-Organisation
- IT-Infrastruktur
- IT-Anwendungen
- IT-gestützte Archivierungsprozesse
- Interne Revison
- Überwachung IT-Kontrollsystem
- Outsourcing elektronischer Archivierungsverfahren
- Digitale Betriebsprüfung durch Finanzverwaltung
- Zertifizierungsmöglichkeiten: Standard-Zertifikate reichen nicht aus
- GoBS- und GDPDU-Zertifikate
- Verpflichtungen der gesetzlichen Vertreter - Lösungsvorschläge
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