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Leseprobe aus der Digitalen Fachbibliothek: Innovationsmanagement Projektmanagement und ProjektcontrollingThomas Brandt Ein beträchtlicher Teil der in Unternehmen anfallenden Aufgaben wird in Projekten realisiert. Modernes und effizientes Projektcontrolling besteht aus sieben Verfahren. Deren funktionierendes Zusammenspiel entscheidet heute mehr denn je über den Projekterfolg. In diesem Beitrag erfahren Sie:
Trouble Shooting oder Projektmanagement?In Zeiten zunehmenden Wettbewerbsdruckes und der daraus resultierenden Zwänge die Entwicklungs- und Marktzyklen von Produkten und Dienstleistungen zu verkürzen ist ein wirkungsvolles und effizientes Projektmanagement der wesentliche Erfolgsfaktor. Die ständig zunehmende Komplexität von Projekten ist ohne den Einsatz modernster Projektmanagementtechniken und den dazugehörigen Controllinginstrumenten kaum noch zu überwachen geschweige denn zu steuern! Dieser Sachverhalt trifft insbesondere auf den Sektor der Informationstechnologien zu. Und zwar nicht erst seit dem weltweiten Platzen der Internetblase Anfang 2000. Um so mehr erstaunt es dass viele Unternehmen die Bedeutung eines effektiven Projektmanagements immer noch nicht oder erst sehr spät erkannt haben. Dies äußert sich dann in der Praxis in recht zweifelhaften so genannten pragmatischen Lösungsansätzen. Beispielsweise derart dass Unternehmen zwar ab einer gewissen Projektvolumengrenze einen Projektmanager einsetzen dieser aber aufgrund verordneter Ergebnisorientierung und/oder mangelhafter Planung zum Trouble Shooter verkommt. Das heißt dieser vermeintliche Projektmanager ist den ganzen Tag mehr oder weniger damit beschäftigt das Projekt vor dem Scheitern zu bewahren! Notwendige konzeptionelle Arbeiten wie eine strukturierte Projektplanung kommen dabei erfahrungsgemäß oft zu kurz. Die Folgen sind leicht zu erahnen: noch mehr Fire Fighting! Ein weiteres Ergebnis durchgeführter Studien zeigt viele IT-Projekte scheitern weil deren Nutzen und Wirkungen im Gesamtkomplex Unternehmen nicht erkennbar werden. Typische Fragestellungen hier am Beispiel der Einführung einer neuen IT-Applikation für Customer Relationship Management CRM sind beispielsweise:
Diese oder ähnliche Fragestellungen sind sicherlich den meisten Projektverantwortlichen schon häufiger begegnet. Und können sie diese Fragen erschöpfend beantworten? Fast nie weil sie nicht über die notwendigen Werkzeuge verfügen oder in der Praxis einsetzen um diese zentralen Fragen überhaupt angehen zu können. Dabei ist die Klärung dieser Fragen von bemerkenswerter Bedeutung für den Aufbau der Motivation der eigenen Mannschaft und für die Unterstützung des Managements. Und mindestens genauso wichtig trägt sie dazu bei das Engagement der Beteiligten über die Lebensdauer des Projektes zu sichern. Ein weiteres in der Praxis häufig beobachtetes Problemfeld ist die noch weit verbreitete Unkenntnis hinsichtlich des Zusammenhangs zwischen einem effizienten Projektmanagement und dem dafür zwingend erforderlichen Projektcontrolling. Aus diesem Grund beleuchten wir im Folgenden kurz die zentralen Begriffe des Projektmanagements und klären ihre Zusammenhänge. Die Begriffsbestimmung nach DIN-Norm 69901 sieht ein Projekt als ... »...ein Vorhaben das im wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist zum Beispiel Zielvorgabe zeitliche finanzielle personelle und andere Begrenzungen Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation«. ProjektmanagementDer Begriff Projektmanagement ist ein Sammelbegriff für unterschiedlichste Aktivitäten. Das Projektmanagement beginnt mit der frühen Projektphase in der die Projektidee entsteht Projektvorfeld und endet mit Projektabschluss. Es begleitet das Projekt durch dessen gesamte »Lebenszeit«. Im Projektvorfeld werden die Ideen und Vorschläge für ein Projekt »geboren« und wesentliche Eckdaten und Umfang für das Projekt formuliert und festgelegt. In modern geführten Unternehmen werden diese frühen Pre-Project Phases mit relativ hohem Aufwand betrieben um Fehler so früh wie möglich zu erkennen und abzustellen. Der Fehlerbeseitungsaufwand in Zeit und Geld steigt mit den Produktentstehungsphasen überproportional an. So ist dieser Aufwand in frühen Phasen eine gute Investition da ein sehr wirksames Mittel zu Kostenreduzierung durch die weitgehende Vermeidung einer späteren und damit wesentlich teureren Fehlerbeseitigung. Nach erfolgreich abgeschlossener Vorfeldphase beginnt die eigentliche Projektdurchführung mit den klassische Teilphasen Konzeption Realisierung und Test. Die endgültige Produkt/Systemnutzung also nach Produktivsetzung fällt nicht mehr in das Aufgabengebiet und damit unter Definition des Projektmanagements.  Abb. 1: Projektlebenszyklus Abbildung 1 zeigt die drei Lebensphasen eines Projektes und ihre wesentlichen Merkmale im Zeitverlauf. ProjektcontrollingDas Projektcontrolling beinhaltet alle projektbegleitenden Prozesse wie Risikomanagement Change Management Vertragsmanagement Meilenstein-/Kostentrend-Analyse Dokumentationsmanagement Qualitätsmanagement und das später noch ausführlich erläuterte Wirkungscontrolling. Die beschriebenen Elemente des Projektcontrollings sind nicht Komponenten einer einmaligen Phase sondern begleiten das Projekt vom Anfang bis zum Ende. Dies ist der Kern eines modernen Verständnisses von Projektcontrolling. Es geht also keineswegs nur darum etwas zu überprüfen sondern vielmehr um aktive Steuerung des gesamten Projektes im Unternehmensumfeld. In anderen Worten: Defizite erkennen analysieren und geeignete Korrekturmaßnahmen ableiten und umsetzen ist das Gebot der Stunde. Dieses sollte idealerweise regelmäßig stattfinden zum Beispiel in Form des altbekannten »Plan-Do-Check-Act« des Deming-Zyklus. Controlling heißt wörtlich wie inhaltlich korrekt übersetzt steuern und nicht kontrollieren! Diese scheinbar triviale und vielbeschworene Tatsache ist leider immer noch nicht bei allen Projektverantwortlichen verinnerlicht. Das heißt es wird in der Regel zu viel kontrolliert und zu wenig gesteuert!  Abb. 2: Deming-Zyklus In seiner zeitlichen Einordnung nimmt das Wirkungscontrolling innerhalb der Elemente des Projektcontrollings eine Sonderrolle ein: Es wird in der Projektdurchführungsphase initiiert und etabliert und in der Systemnutzungsphase wirksam. Alle anderen Elemente des Projektcontrollings kommen schwerpunktmäßig in der Projektdurchführungsphase zum Einsatz. Um ein besseres Verständnis der wichtigen projektbegleitenden Phasen der Projektsteuerung zu schaffen wollen wir die einzelnen Elemente nachfolgend detaillierter betrachten. Abbildung 3 zeigt die sieben Verfahren des Projektcontrollings in der Übersicht. Bei der Betrachtung der Elemente werden wir folgende Fragen klären:  Abb. 3: Verfahren des Projektcontrollings
DokumentationsmanagementZiel des Dokumentationsmanagements ist es die Projektdokumentation wie Projektpläne Freigaben Anträge etc. möglichst transparent und systematisch zu führen und sie jederzeit verfügbar zu haben. Dies bedeutet auch Informationen zu verdichten und auf den neuesten Stand zu bringen sowie eine durchgängige Dokumentenlenkung zur Kennzeichnung der jeweils gültigen Dokumente. QualitätsmanagementDas Element mit der Nummer zwei in dieser Aufzählung ist Qualitätsmanagement. Die Bedeutung des Qualitätsmanagements wurde in Europas Unternehmen erst ziemlich spät nämlich Ende der 80er Jahre erkannt. Die wesentlichen Kernaussagen sind stark vereinfacht: Fehler kosten Geld daher sollte man sie tunlichst durch geeignete Maßnahmen verhindern. Wenn dies nicht zu 100Prozent gelingt dann sollten Fehler mittels Qualitätsmanagement-Maßnahmen möglichst frühzeitig erkannt werden da sie um so teurer werden je später man sie erkennt.
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